การพัฒนาระบบควบคุมเอกสาร เพื่อรองรับมาตรฐาน ISO 14001: 2015 (MFU Smart ISO)

บทคัดย่อ

ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง ได้ดำเนินโครงการจัดการสิ่งแวดล้อมตามมาตรฐาน ISO 14001: 2015  ซึ่งในการดำเนินงานจำเป็นต้องมีระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นสำหรับการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างครบถ้วน และรองรับการจัดการและควบคุมเอกสารทุกขั้นตอนอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมั่นใจได้ว่าเอกสารที่ได้ จะเป็นเอกสารบังคับใช้ที่ทันสมัยอยู่เสมอ คณะทำงานจึงได้พัฒนาระบบสารสนเทศด้านการจัดการและควบคุมเอกสาร “MFU Smart ISO” ขึ้น เพื่อช่วยในปฏิบัติงาน โดยใช้เครื่องมือหรือเฟรมเวิร์คที่ช่วยในการเขียนโปรแกรมแบบเปิดเผยรหัส ประกอบด้วย .NET Core Framework สำหรับส่วน Backend,  MySQL สำหรับส่วนฐานข้อมูล และ Angular Framework สำหรับส่วน Frontend โดยได้ศึกษาดูงานจากระบบสารสนเทศประเภทเดียวกันที่มีการจัดจำหน่ายเชิงพาณิชย์  แล้วนำมากำหนดความต้องการ (Requirement) หรือความสามารถที่ต้องการให้มีในระบบที่พัฒนาขึ้น จากการพัฒนาระบบขึ้นเองทั้งหมด ทำให้คณะทำงานสามารถออกแบบระบบได้สอดคล้องกับการดำเนินงานของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา และสามารถกำหนด User Interface ได้ตรงตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน จึงทำให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ จากการศึกษาเปรียบเทียบระบบควบคุมเอกสารที่พัฒนาขึ้นกับระบบที่จัดจำหน่าย พบว่าระบบที่พัฒนาขึ้นสามารถใช้จัดการและควบคุมเอกสารโดยมีคุณสมบัติที่จำเป็นค่อนข้างครบถ้วน และทำให้ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ISO 14001: 2015 จากผู้ตรวจประเมิน โดยตรวจประเมินจากเอกสารดิจิทัลที่จัดเก็บในระบบทั้งหมด ช่วยลดทรัพยากรกระดาษที่ต้องจัดพิมพ์เอกสารเป็นอย่างมาก  นอกจากนี้ คาดหวังว่าจะนำระบบการควบคุมเอกสารที่พัฒนาขึ้น มาใช้สนับสนุนการพัฒนาระบบการบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001: 2015 ต่อไป