การพัฒนากระบวนการเบิกจ่ายเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สู่สำนักงานอัจฉริยะ โดยประยุกต์ใช้ Design Thinking และ ADKAR Model

บทคัดย่อ

งานการเงิน การคลังและพัสดุ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้พัฒนากระบวนการเบิกจ่ายเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สู่สำนักงานอัจฉริยะ เพื่อสนับสนุนนโยบายมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ด้านการเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล ด้วยการนำระบบที่มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ใช้งานในปัจจุบันและพัฒนาขึ้นในปี 2566 ได้แก่ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ มาบูรณาการใช้งานร่วมกับระบบงบประมาณและการเงินของสำนักหอสมุด โดยประยุกต์ใช้แนวคิด Design Thinking Process และ ADKAR Model ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน ได้แก่ (1) เข้าใจปัญหา (2) ระบุประเด็นและกำหนดความต้องการในการแก้ปัญหา (3) หาแนวทางแก้ไขปัญหาและสร้างการรับรู้ (4) สร้างต้นแบบและนำไปปฏิบัติได้จริง           (5) ทดสอบต้นแบบ และ (6) จัดทำนโยบายและนำไปปฏิบัติ ผลลัพธ์ของการพัฒนากระบวนการช่วยทำให้ระยะเวลาการปฏิบัติงานมีความรวดเร็วขึ้นจากเดิมใช้เวลา 25.5 วัน ลดเหลือเพียง 7 วัน ทำให้สามารถลดกระบวนการที่ซ้ำซ้อน ซึ่งช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้อย่างเป็นรูปธรรม และสนับสนุนนโยบาย Paperless Office ได้อย่างแท้จริง อย่างไรก็ตามบุคลากรบางส่วนยังคุ้นชินกับระบบเดิม จึงจำเป็นต้องดำเนินการบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดความยั่งยืนในการปฏิบัติงาน โดยการสร้าง (1) การตระหนักรู้ (2) ความต้องการ (3) ความรู้ (4) ความสามารถ และ (5) การเสริมแรงจากผู้บริหาร นอกจากนี้กองคลัง มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้ให้การยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และสำนักหอสมุดสามารถถ่ายทอดผลการศึกษานี้แก่หน่วยงานอื่นภายในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ จำนวน 20 หน่วยงาน และมี 3 หน่วยงานได้นำเครื่องมือและกระบวนการพัฒนาไปใช้งานจริง