แนวทางการพัฒนาคอลเล็กชันจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ โดยศึกษาการจัดการ การบริการ และการสงวนรักษาจดหมายเหตุ ของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ

บทคัดย่อ

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการจัดการ การบริการ และการสงวนรักษาจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐร่วมกับความต้องการในการจัดการ การบริการ และการสงวนรักษาจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เพื่อให้ได้แนวทางในการวางแผนการดำเนินงานพัฒนาคอลเล็กชันจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ โดยใช้วิธีวิจัยแบบผสานวิธี ได้แก่ (1) การวิจัยเชิงคุณภาพ เก็บข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานด้านจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ 10 แห่ง วิเคราะห์ข้อมูลแบบสร้างข้อสรุป (2) การวิจัยเชิงปริมาณ เก็บข้อมูลด้วยแบบสำรวจความต้องการจากหัวหน้าส่วนงานหรือบุคลากรที่รับผิดชอบบริหารจัดการเอกสารของส่วนงานมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ จำนวน 62 ส่วนงาน วิเคราะห์ข้อมูลด้วยสถิติเชิงพรรณนา ดำเนินการวิเคราะห์และสังเคราะห์ผลการวิจัยทั้งสองวิธีในรูปแบบอินเตอร์เซกชัน (Intersection) ผลการวิจัย พบว่า มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐมุ่งจัดเก็บเอกสารหรือวัสดุที่บ่งบอกประวัติพัฒนาการของมหาวิทยาลัย มีวิธีจัดหาเอกสารจดหมายเหตุทั้งสิ้น 6 วิธี โดยจัดเก็บและให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ 3 ประเภท มีการจัดหมวดเนื้อหาจดหมายเหตุ ทั้งสิ้น 6 รูปแบบ และได้นำซอฟต์แวร์มาใช้ในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล ให้บริการทั้งรูปแบบดิจิทัลและเอกสารต้นฉบับ มีการกำหนดชั้นความลับทั้งสิ้น 4 ระดับ ส่วนงานในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ร้อยละ 86.96 ต้องการให้มีการจัดการจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเชียงใหม่และส่วนงาน โดยจัดตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน มุ่งเน้นการจัดเก็บเอกสารที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับประวัติ พัฒนาการ และเรื่องที่เกี่ยวข้องกับส่วนงาน โดยให้สำนักหอสมุดเป็นผู้กำหนดการจัดหมวดเนื้อหา จำนวน 12 หมวด และจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุของส่วนงานบน Centralized Digital Platform ที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ พัฒนาขึ้น และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุทั้งไฟล์ดิจิทัลและเอกสารต้นฉบับพร้อมทั้งกำหนดชั้นความลับทั้งสิ้น 4 ระดับ สำหรับแนวทางการพัฒนาคอลเล็กชันจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ควรมุ่งจัดเก็บรวบรวมเอกสารเกี่ยวกับประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัย จำเป็นต้องจัดตั้งคณะกรรมการดำเนินงานด้านจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยและส่วนงาน โดยจะต้องจัดหา จัดเก็บ และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลประวัติ พัฒนาการ และเรื่องที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานหรือมหาวิทยาลัย จัดหมวดเนื้อหาจดหมายเหตุตามที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่กำหนด จำนวน 12 หมวด บริหารจัดการและให้บริการจดหมายเหตุ โดยใช้ระบบ Centralized Digital Platform บริการและเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุทั้งรูปแบบไฟล์ดิจิทัลและเอกสารต้นฉบับ และกำหนดระดับการเข้าถึงและการเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุ 4 ระดับ