การปรับปรุงประสิทธิภาพด้านความถูกต้องและความเร็วในกระบวนการตรวจสอบเอกสารเพื่อการจัดส่ง กรณีศึกษา บริษัท AF1 จำกัด

บทคัดย่อ

                งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อยกระดับประสิทธิภาพกระบวนการตรวจสอบเอกสารก่อนจัดส่ง โดยมุ่งเน้นความถูกต้อง ความรวดเร็ว และคุณภาพการให้บริการตามดัชนีการส่งมอบคำสั่งซื้อที่สมบูรณ์แบบ หรือ Perfect Order Fulfillment (POF) ซึ่งพิจารณาจากระยะเวลาในการตรวจสอบเอกสารและจำนวนข้อผิดพลาดจากความไม่สอดคล้องของข้อมูลระหว่างใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการจัดส่ง งานวิจัยนี้เป็นการศึกษาวิจัยเชิงประยุกต์ในรูปแบบการแก้ไขปัญหาเชิงปฏิบัติ โดยใช้ข้อมูลจากกลุ่มลูกค้าที่มียอดจัดส่งสูงในลักษณะสัญญาระยะยาวของบริษัท และเก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์เชิงลึกผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ทั้งพนักงานขนส่งและลูกค้าปลายทางที่พบปัญหาในการตรวจสอบเอกสาร เพื่อนำมาวิเคราะห์โดยใช้เครื่องมือ 5W1H และพัฒนาแนวทางการปรับปรุงด้วยวงจรบริหารคุณภาพ PDCA ภายใต้แนวคิดการจัดการโลจิสติกส์ 13 กิจกรรมหลัก
               ผลการศึกษาพบว่า รายละเอียดคำสั่งงานมักไม่ชัดเจน เช่น ขาดข้อมูลผู้ติดต่อ หรือแนบเอกสารไม่ครบ ส่งผลให้เกิดความล้มเหลวในการจัดส่ง โดยเฉพาะในกิจกรรมด้านการบริการลูกค้า การประมวลผลคำสั่งซื้อ และการสื่อสารภายในระบบโลจิสติกส์ การปรับปรุงกระบวนการด้วยแนวทางเชิงระบบส่งผลให้ประสิทธิภาพดีขึ้นอย่างชัดเจน โดยอัตราความสำเร็จของการจัดส่งเพิ่มขึ้นจากช่วง 96.5–97.2% เป็น 96.6–98.9% หรือเพิ่มขึ้นเฉลี่ยประมาณ 2% ขณะที่อัตราความล้มเหลวลดลงจาก 2.8–3.5% เหลือ 1.1–3.4% หรือ ลดลงเฉลี่ยประมาณ 1.5% แยกเป็นการยกเลิกคำสั่งซื้อลดลง 38.5% การขนส่งล่าช้าลดลง 51.6% และความไม่สอดคล้องของข้อมูลลดลง 52.4%
               ทั้งนี้ ความล้มเหลวดังกล่าวควรอยู่ในระดับศูนย์ คือ ไม่มีการยกเลิกคำสั่งซื้อ ขนส่งล่าช้า หรือข้อผิดพลาดของข้อมูลเกิดขึ้น
ผลการศึกษาสะท้อนให้เห็นว่าการประยุกต์ใช้เครื่องมือวิเคราะห์เชิงระบบร่วมกับแนวคิดโลจิสติกส์ สามารถยกระดับคุณภาพของกระบวนการตรวจสอบเอกสารก่อนจัดส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถต่อยอดไปสู่การบริหารจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้ารายอื่นในลักษณะสัญญาระยะยาวได้อย่างเหมาะสม